この記事の結論
ウェビナーの準備は、開催8週間前を起点に「企画(8〜5週間前)→LPと告知(4〜2週間前)→リハーサル(1週間前〜前日)→当日→翌日フォロー」の5区切りで逆算すると、抜け漏れが出にくくなります。初回でも、社内の顧客リストに案内するだけなら4週間に圧縮できます。本記事は2026年9月時点の情報で、そのまま印刷して使えるチェックリストの完成形と、リハーサルで確認する項目を載せています。
企画書の書き方は ウェビナー企画書テンプレート、ウェビナー全体の流れは親記事 初めてウェビナーを担当する人の全体像 をご覧ください。
ウェビナーの準備は何週間前から始めればいい？
標準は8週間前、社内リストへの案内だけなら4週間前からでも間に合います。ウェビナー配信ツールを提供するGoTo社は、8週間前から2週間刻みで進める準備計画を公開しており(2019年4月)、同社の分析では申込の12%が開催4週間以上前に、59%が直前1週間に発生しています。早く告知を始めても申込の大半は直前に集中するため、準備期間の長さは「企画と登壇者の調整に何週間必要か」で決めるのが現実的です。
| 準備期間 | 向いている場合 | 圧縮できる工程 |
|---|---|---|
| 8週間 | 初回開催、社外の登壇者や共催相手がいる、外部媒体に掲載する | なし |
| 6週間 | 登壇者が社内、LPの型がある | 登壇者依頼(1週間短縮)、LP作成(1週間短縮) |
| 4週間 | 2回目以降、社内リストへの案内のみ | 企画を1週間で固め、告知を3週間前から開始 |
4週間・6週間の圧縮案は、社内リストへの案内を前提にした【仮説】です。共催(2社以上で一緒に開催する形)の場合は、相手企業の承認に時間がかかるため8週間を確保してください。
8〜5週間前:企画と登壇者で何を決めておく？
この期間に決めるのは「目的・ターゲット・テーマ・日時・登壇者」の5つで、これが後の工程すべての前提になります。BtoB企業のウェビナー担当者100名への調査(IDEATECH、2023年4月)では、実施上の課題の1位が「テーマ・内容」(47%)で、告知・集客(36%)や参加率(36%)を上回っています。企画で迷う時間を先に取っておくと、告知の段階で書き直しが起きません。
- 開催目的とKGI(最終目標)を1つに絞る
- ターゲットを「業種・役職・困りごと」で1人分書く
- テーマと仮タイトルを決める(候補3本から選ぶ)
- 開催日時・所要時間を決める(初回は60分以内)
- 配信ツールを決め、ライセンスと定員を確認する
- 登壇者に依頼し、日時と内容の合意を取る
- KPI(申込数・参加率・商談化率)の目標値を置く
- 企画書を承認者に確認してもらう
テーマの決め方は ウェビナーのテーマの決め方、登壇者への依頼文は ウェビナー登壇者の依頼メール例文、開催日時の選び方は ウェビナーは何曜日の何時が良い？ を参照してください。
AI WEBINAR DIRECTOR企画案と告知・申込ページのたたき台を、AIが約5分で作成しますやりたいことを書くだけで使えます無料でWebセミナーを作ってみる →4〜2週間前:LP・告知・資料は何をどの順で作る？
順番は「LP→申込フォームの動作確認→告知開始→資料作成」です。告知を始める前にLPと申込フォームを完成させておかないと、案内メールを送っても申込先がない状態になります。GoTo社の分析では申込の57%がメール経由で、SNS経由の約4倍です(2019年3月)。案内メールの文面は、告知開始日までに用意します。
- LP(申込ページ)を作る。最初の画面にタイトル・日時・申込ボタンを置く
- 申込フォームの項目を最小限にし、テスト申込で自動返信メールを確認する
- 案内メールの初回配信文と、直前配信文を書く
- 自社サイト・SNS・セミナー情報サイトに掲載する
- 4週間前に告知を開始し、申込数を週1回記録する
- 登壇者から資料の骨子(見出しだけ)を受け取り、時間配分と合わせる
- 2週間前に資料の初稿を受け取り、スライド枚数を確認する
- リマインドメール(前日・当日)の文面を用意する
ウェビナーを知る経路は「セミナー情報サイト」58.4%、「メルマガ」40.6%、「営業担当からの案内」26.7%の順(ネクプロ×マイナビニュース、2024年7月)で、社内リストだけでは届かない層には掲載サイトが効きます。LPの構成は ウェビナーLPの作り方、告知文の例文は ウェビナー告知文の例文、集客の全体像は 初めてのウェビナー集客 で解説しています。
1週間前〜前日:リハーサルでは何を確認する？
リハーサルは本番と同じ環境・同じ流れで、遅くとも3日前までに1回、当日の開始前にもう1回行います。3日前に行う理由は、見つかった問題を直す時間を残すためです。視聴経験者への調査(ネクプロ×マイナビニュース、2024年7月)では、ウェビナーに不満を持った理由に「通信トラブル」を挙げた人が15.7%いました。「時間が長かった」(62.9%)には及びませんが、リハーサルで防げる不満です。
| 確認項目 | 確認の仕方 | 担当 |
|---|---|---|
| 音声 | 登壇者・司会それぞれのマイクで話し、視聴側の端末で聞く | 全員 |
| 画面共有 | 資料を実際に共有し、動画・アニメーションが動くか見る | 登壇者 |
| 映像・照明 | カメラの映りと背景を確認。逆光を避ける | 登壇者 |
| 録画設定 | 録画を開始し、保存先と権限を確認する | 司会 |
| Q&A・チャット・投票 | 視聴側の端末から投稿し、主催側の画面に出るか見る | チャット担当 |
| 進行台本 | オープニングから終了までを通しで読み、時間を計る | 司会・登壇者 |
| 不要な通知 | 通知・チャットツール・メールを閉じ、共有画面に出ないようにする | 全員 |
| 回線 | 有線接続か、無線なら他の端末の通信を止める | 全員 |
- 3日前まで: 本番と同じツール・資料で通しリハーサルを行う
- 3日前まで: 資料の最終版を受け取り、開始前スライド(タイトル・開始時刻)を用意する
- 前日: リマインドメールを送る(録画の有無・参加URLを明記)
- 前日: 想定質問を5つ用意し、質問が来ないときの司会の一言を決める
- 前日: 当日の役割表(司会・登壇者・チャット対応・録画)を共有する
進行台本の型は ウェビナー台本テンプレート、話す速さとスライド枚数の目安は ウェビナーのスライドと話し方、リマインドメールの例文は ウェビナー参加率を上げる10の方法 をご覧ください。
当日:開始60分前から終了まで、何をどの順にやる？
当日は「60分前に集合、45分前にツールと回線のテスト、30分前に画面・音声の最終チェック、15分前に待機画面を表示」の流れで進めます。イベント管理ツールを提供するEventHubの準備マニュアル(2025年10月)でも、開始60分前のスタッフ集合、45分前の配信ツール・機材・回線テスト、30分前の画面・音声・照明チェックが挙げられています。
- 60分前: スタッフ・登壇者が集合し、役割表と進行を最終確認する
- 45分前: 配信ツールにログインし、機材・回線をテストする
- 30分前: 画面共有・音声・照明を本番の設定で確認する
- 15分前: 開始前スライドを表示し、参加者の入室を開始する
- 5分前: 当日のリマインド(開始直前の案内)を送る
- 開始時: 録画を開始し、司会が録画の有無・質問の受け方を案内する
- 進行中: 時間配分を5分単位で追い、チャットの質問を拾う
- 終了時: アンケートURLを画面とチャットに出し、回答時間を1〜2分取る
- 終了後: 録画を停止し、参加者リストと録画データを保存する
翌日〜1週間後:開催後にやることは？
開催後のフォローは、翌営業日の午前中までに参加者へお礼と資料、欠席者へ録画の案内を送るのが基本です。シャノンの2025年12月の調査では、視聴者の93.4%にアーカイブ(録画)の視聴経験がある一方、主催企業側でアーカイブを配信した経験があるのは47.2%にとどまっています。欠席者に録画を送るだけで、半数の主催企業がやっていないフォローになります。
- 当日〜翌営業日午前: 参加者にお礼メール(資料+アンケート)を送る
- 当日〜翌営業日午前: 欠席者に録画と資料を送る
- 3営業日以内: アンケートで相談希望の人に日程候補を返す
- 1週間以内: 申込数・参加率・アンケート回答率・商談数を記録する
- 1週間以内: 次回のテーマ候補をアンケートの自由記述から拾う
フォローメールの例文は ウェビナー後のフォローメール例文、記録する数字の目安は ウェビナーのKPI設計 にまとめています。
ウェビナー準備チェックリスト(完成形)
上の項目を1枚にまとめたものです。【 】に日付と担当者を入れ、印刷または社内の共有ツールに貼って使ってください。
ウェビナー準備チェックリスト 開催日: 【2026年11月11日(水) 11:00】 担当: 【◇◇】
■ 8〜5週間前(【9/16〜10/13】) 担当 期限 済
□ 開催目的とKGIを1つに絞る 【◇◇】 【9/18】 □
□ ターゲットを1人分書く 【◇◇】 【9/18】 □
□ テーマと仮タイトルを決める 【◇◇】 【9/25】 □
□ 開催日時・所要時間を決める 【◇◇】 【9/25】 □
□ 配信ツール・定員を確認する 【◇◇】 【9/25】 □
□ 登壇者に依頼し合意を取る 【◇◇】 【10/2】 □
□ KPIの目標値を置く 【◇◇】 【10/2】 □
□ 企画書を承認者に確認してもらう 【◇◇】 【10/9】 □
■ 4〜2週間前(【10/14〜10/28】)
□ LPを作る 【◇◇】 【10/14】 □
□ 申込フォームをテスト申込で確認する 【◇◇】 【10/14】 □
□ 案内メール(初回・直前)を書く 【◇◇】 【10/14】 □
□ サイト・SNS・掲載サイトに載せる 【◇◇】 【10/15】 □
□ 告知開始。申込数を週1回記録する 【◇◇】 【10/15〜】□
□ 登壇者から資料の骨子を受け取る 【△△】 【10/21】 □
□ 資料の初稿を受け取り枚数を確認する 【△△】 【10/28】 □
□ リマインドメール(前日・当日)を用意 【◇◇】 【10/28】 □
■ 1週間前〜前日(【11/4〜11/10】)
□ 通しリハーサル(本番と同じ環境) 【全員】 【11/6】 □
□ 資料の最終版・開始前スライドを用意 【△△】 【11/6】 □
□ 想定質問5つと司会の一言を決める 【◇◇】 【11/9】 □
□ 当日の役割表を共有する 【◇◇】 【11/9】 □
□ 前日リマインドメールを送る 【◇◇】 【11/10】 □
■ 当日(【11/11】)
□ 60分前 集合・最終確認 【全員】 【10:00】 □
□ 45分前 機材・回線テスト 【全員】 【10:15】 □
□ 30分前 画面・音声・照明チェック 【全員】 【10:30】 □
□ 15分前 開始前スライド表示・入室開始 【◇◇】 【10:45】 □
□ 5分前 当日リマインド送信 【◇◇】 【10:55】 □
□ 開始時 録画開始・冒頭案内 【◇◇】 【11:00】 □
□ 終了時 アンケート案内・録画停止・保存 【◇◇】 【12:00】 □
■ 翌日〜1週間後(【11/12〜11/18】)
□ 参加者にお礼メール(資料+アンケート) 【◇◇】 【11/12】 □
□ 欠席者に録画と資料を送る 【◇◇】 【11/12】 □
□ 相談希望者に日程候補を返す 【□□】 【11/14】 □
□ KPI(申込・参加率・回答率・商談)を記録 【◇◇】 【11/18】 □
□ 次回テーマ候補をアンケートから拾う 【◇◇】 【11/18】 □
出典
- GoTo「How to Plan the Perfect Webinar in 8 Weeks or Less」2019年4月16日公開 https://www.goto.com/blog/how-to-plan-the-perfect-webinar-is-8-weeks-or-less
- GoTo「Introducing the Big Book of Webinar Stats」2019年3月5日公開 https://www.goto.com/blog/introducing-the-big-book-of-webinar-stats-we-analyzed-250000-webinars-to-help-you-make-yours-better
- 株式会社IDEATECH(リサピー)「BtoB企業のウェビナー担当者100名に調査」2023年4月21日公開 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000094.000045863.html
- ネクプロ×マイナビニュース「BtoBオンラインイベント実態調査」2024年7月3日公開 https://news.mynavi.jp/techplus/kikaku/20240703-2969947/
- EventHub「ウェビナー開催の準備マニュアル｜初めてでも安心のToDoリストあり」2025年10月20日公開 https://eventhub.jp/blog/preparing-for-webinar/
- シャノン「約7割のウェビナー視聴者が『アーカイブ配信が申し込みの決め手となった経験あり』。視聴者と企業間の意識調査結果」2025年12月24日公開 https://www.shanon.co.jp/corporation/news/2025/12/24.html
執筆: AIウェビナーディレクター編集部(Aiberry)。公開日 2026年9月20日。
チェックリストの「8〜5週間前」に決める目的・ターゲット・テーマ・KPI・集客方法・フォローは、AIウェビナーディレクター にやりたい内容を入力すると、企画案・実施方法・LP案のたたき台として下書きされます。生成されるのは計画と案内文の案までで、配信ツールの設定やメール送信は主催者側で行いますが、企画の工程を先に埋めておくと、残りの準備をこのチェックリストに沿って進めるだけになります。